Faturas em PDF São Válidas Para Dedução de IVA em 2025

A relação entre faturas, IVA e os esclarecimentos das Finanças

As empresas e profissionais emitem faturas em PDF todos os dias. Durante anos, houve dúvidas sobre a validade destas faturas para deduzir IVA. Isso mudou. As Finanças esclareceram tudo no Ofício-Circulado nº 25043/2024. A partir de agora, pode usar faturas em PDF para deduzir IVA, desde que cumpram os requisitos legais. Este esclarecimento elimina incertezas e simplifica o processo de faturação. As faturas em PDF não precisam de assinatura digital nem de certificação especial. Basta que incluam todos os dados obrigatórios. A medida aplica-se a empresas e trabalhadores independentes que emitem ou recebem faturas por email. Esta decisão facilita a gestão fiscal, reduz custos e dá mais liberdade às empresas.

O que são faturas em PDF e por que geraram dúvidas?

As faturas em PDF são uma alternativa simples e barata ao papel. Mas a lei distingue entre faturas normais e faturas eletrónicas. As faturas eletrónicas exigem assinatura digital e outros requisitos técnicos. Essa diferença criou dúvidas sobre o uso do PDF para fins fiscais.

Pontos-chave sobre faturas eletrónicas e normais:

• Faturas eletrónicas: Requerem assinatura digital ou sistemas equivalentes para garantir a autenticidade.
• Faturas normais: Não possuem requisitos técnicos adicionais, sendo válidas desde que emitidas em conformidade com a legislação.

Muitas pessoas chamam “faturas eletrónicas” às faturas em PDF. No entanto, sem assinatura digital, elas não são faturas eletrónicas legais. Essa diferença levou a vários adiamentos na aplicação obrigatória das regras mais exigentes.

O que dizem as Finanças sobre as faturas em PDF?

O Ofício-Circulado nº 25043/2024 esclareceu que as faturas feitas em programas certificados são válidas para deduzir IVA, mesmo em PDF e sem assinatura digital. Esta decisão torna a lei mais clara e dá mais segurança às empresas.

Aspectos fundamentais do Ofício-Circulado:

• Faturas geradas em PDF podem ser entregues por qualquer meio, incluindo email.
• São válidas para dedução do IVA, desde que emitidas por programas de faturação certificados.
• Aplica-se também às faturas emitidas no Portal das Finanças, como os recibos verdes eletrónicos.

Com este esclarecimento, as empresas já podem deduzir o IVA mesmo com faturas em PDF. O formato de entrega deixa de ser um obstáculo. Assim, ganham mais flexibilidade e reduzem custos com papel e envio físico.

O impacto dos adiamentos sucessivos nas empresas

A obrigatoriedade total das faturas eletrónicas já foi adiada várias vezes. Nos últimos anos, os empresários tiveram de lidar com regras que mudavam constantemente, entre despachos provisórios e leis dos Orçamentos de Estado. O último adiamento, incluído no Orçamento de Estado para 2025, prolonga o prazo até 31 de dezembro de 2025. Até lá, continua a ser possível usar faturas em PDF sem assinatura digital.

Principais consequências dos adiamentos:

• Dificuldade de planeamento: Empresas precisam ajustar frequentemente os seus procedimentos.
• Incerteza jurídica: A ausência de regras claras gera riscos para os negócios.
• Custos adicionais: Investimentos em sistemas de assinatura digital seriam dispendiosos, especialmente para pequenas empresas.

Com a clarificação atual, as empresas ganham estabilidade para planear e evitam gastos desnecessários com softwares ou assinaturas digitais.

Benefícios económicos das faturas em PDF para as empresas

A aceitação das faturas em PDF permite às empresas poupar dinheiro. Evitam pagar por sistemas de assinatura digital. Também reduzem custos com papel, impressão e envio. É uma solução simples e económica, especialmente útil para pequenas e médias empresas.

Vantagens económicas das faturas em PDF:

• Redução de custos com papel e impressão.
• Eliminação de despesas com assinatura digital.
• Processos administrativos simplificados.

Este esclarecimento das Finanças mostra que o Estado quer simplificar a vida das empresas. Promove práticas mais eficientes e com menos custos. É um passo positivo para quem quer cumprir a lei sem complicações.

Como garantir a conformidade na emissão de faturas em PDF?

Apesar de haver mais flexibilidade, as empresas continuam obrigadas a seguir a lei. Devem sempre usar programas de faturação certificados. Só assim garantem que as faturas cumprem todos os requisitos fiscais.

Boas práticas na emissão de faturas:

1. Utilizar software certificado: Verifique se o programa de faturação está registado na Autoridade Tributária.
2. Emitir faturas em duplicado: Original para o cliente e cópia para o arquivo.
3. Guardar as faturas: Conserve os documentos durante o prazo legal obrigatório.
4. Revisar os dados fiscais: Certifique-se de que o NIF e outros elementos obrigatórios estão corretos.

Ao seguir estas práticas, as empresas evitam multas e garantem que podem deduzir o IVA de forma correta e segura.

Uma medida de simplificação com impacto positivo

A clarificação das Finanças sobre as faturas em PDF facilita a vida das empresas. Reduz custos, simplifica processos e dá mais segurança jurídica. Este avanço também ajuda profissionais e contribuintes, ao garantir flexibilidade sem comprometer o cumprimento da lei.

Com esta mudança, os empresários ganham tranquilidade. Podem focar-se na gestão do negócio, sabendo que usar faturas em PDF é legal, seguro e mais económico.

Perguntas Frequentes Sobre Faturas em PDF e Dedução de IVA

Atualizado em Junho de 2025.

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A informação deste artigo não substitui a consulta de documentação e legislação oficial.

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