A relação entre faturas, IVA e os novos esclarecimentos das Finanças
A emissão de faturas em formato PDF é uma prática comum para empresas e profissionais. Contudo, a sua validade para efeitos de dedução de IVA gerava dúvidas devido aos rigorosos requisitos legais associados às chamadas “faturas eletrónicas”. Recentemente, as Finanças esclareceram este assunto através do Ofício-Circulado nº 25043/2024, confirmando que as faturas em PDF são válidas para deduzir o IVA. Este artigo explora os detalhes desta decisão, os seus impactos e o que muda para empresas e contribuintes.
O que são faturas em PDF e por que geraram dúvidas?
As faturas em PDF tornaram-se uma alternativa prática e económica à emissão em papel. No entanto, a legislação portuguesa distingue entre “faturas normais” e “faturas eletrónicas“, sendo estas últimas sujeitas a requisitos técnicos específicos, como a assinatura digital. Esta diferença gerou incertezas sobre a validade das faturas em PDF para efeitos fiscais.
Pontos-chave sobre faturas eletrónicas e normais:
- Faturas eletrónicas: Requerem assinatura digital ou sistemas equivalentes para garantir a autenticidade.
- Faturas normais: Não possuem requisitos técnicos adicionais, sendo válidas desde que emitidas em conformidade com a legislação.
Apesar de serem vulgarmente designadas como “faturas eletrónicas“, as faturas em PDF, na ausência de assinatura digital, não se enquadram legalmente nessa categoria. Esta distinção motivou sucessivos adiamentos na aplicação plena dos requisitos das faturas eletrónicas.
O que dizem as Finanças sobre as faturas em PDF?
O Ofício-Circulado nº 25043/2024 veio clarificar que as faturas emitidas por programas de faturação certificados podem ser consideradas válidas para efeitos de IVA, mesmo que geradas em formato PDF e sem assinatura digital. Este esclarecimento simplifica o entendimento da legislação e oferece maior segurança jurídica às empresas.
Aspectos fundamentais do Ofício-Circulado:
- Faturas geradas em PDF podem ser entregues por qualquer meio, incluindo email.
- São válidas para dedução do IVA, desde que emitidas por programas de faturação certificados.
- Aplica-se também às faturas emitidas no Portal das Finanças, como os recibos verdes eletrónicos.
Com este esclarecimento, o formato de entrega deixa de ser uma barreira para a dedução do IVA, permitindo maior flexibilidade e poupança de custos para as empresas.
O impacto dos adiamentos sucessivos nas empresas
A implementação total dos requisitos para faturas eletrónicas foi adiada várias vezes nos últimos anos. Desde despachos transitórios a normas em Orçamentos de Estado, os empresários têm enfrentado incertezas sobre como proceder. O mais recente adiamento, incluído na Proposta de Orçamento de Estado para 2025, prolonga o prazo até 31 de dezembro de 2025.
Principais consequências dos adiamentos:
- Dificuldade de planeamento: Empresas precisam ajustar frequentemente os seus procedimentos.
- Incerteza jurídica: A ausência de regras claras gera riscos para os negócios.
- Custos adicionais: Investimentos em sistemas de assinatura digital seriam dispendiosos, especialmente para pequenas empresas.
Com a clarificação atual, as empresas podem finalmente planear com maior estabilidade e evitar despesas desnecessárias.
Benefícios económicos das faturas em PDF para as empresas
A aceitação definitiva das faturas em PDF representa uma oportunidade de poupança significativa para as empresas. Os custos associados aos sistemas de assinatura digital ou equivalentes seriam elevados, especialmente para pequenas e médias empresas. Além disso, o uso de PDF reduz despesas operacionais, como impressão e envio físico.
Vantagens económicas das faturas em PDF:
- Redução de custos com papel e impressão.
- Eliminação de despesas com assinatura digital.
- Processos administrativos simplificados.
Este entendimento das Finanças demonstra um esforço para facilitar a vida das empresas, promovendo práticas eficientes e económicas.
Como garantir a conformidade na emissão de faturas em PDF?
Apesar da maior flexibilidade, as empresas devem continuar a garantir que as faturas são emitidas em conformidade com a legislação fiscal. O uso de programas de faturação certificados é obrigatório e assegura que as faturas respeitam os requisitos legais.
Boas práticas na emissão de faturas:
- Utilizar software certificado: Verifique se o programa de faturação está registado na Autoridade Tributária.
- Emitir faturas em duplicado: Original para o cliente e cópia para o arquivo.
- Guardar as faturas: Conserve os documentos durante o prazo legal obrigatório.
- Revisar os dados fiscais: Certifique-se de que o NIF e outros elementos obrigatórios estão corretos.
Ao adotar estas práticas, as empresas podem evitar penalizações e garantir a dedução correta do IVA.
Uma medida de simplificação com impacto positivo
A clarificação das Finanças sobre a validade das faturas em PDF é um passo importante para simplificar os processos empresariais e reduzir os custos operacionais. Este entendimento beneficia não apenas as empresas, mas também os profissionais e contribuintes em geral, garantindo maior flexibilidade e segurança jurídica.
Com este avanço, os empresários podem concentrar-se na gestão eficiente dos seus negócios, sabendo que os formatos digitais continuam a ser uma alternativa válida e económica.
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A informação apresentada neste artigo não é vinculativa e não substitui a consulta completa dos documentos e legislação relevantes sobre o tema abordado.
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A Contarea – Gestão e Contabilidade, instituição de renome na área dos serviços de Contabilidade, Fiscalidade, Recursos Humanos, Gestão Administrativa, Consultoria de Gestão, Projetos De Investimento e Apoios, Apoio ao Empreendedorismo, Bpo/Outsourcing e Auditoria, tem a sua sede em Famalicão desde 2001. Distingue-se por possuir uma carteira vasta e diversificada, estendendo os seus serviços por todo Portugal, com especial incidência nos concelhos de Famalicão, Braga, Santo Tirso, Trofa, Barcelos, Felgueiras, Maia, Valongo, Vila do Conde, Póvoa do Varzim, Esposende, Porto, Guimarães, Fafe, Vizela, Matosinhos, Valongo e Paredes.
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