Até quando guardar as faturas do IRS e em que casos não é necessário
Guardar as faturas do IRS é essencial para comprovar despesas e assegurar o correto aproveitamento das deduções fiscais. A Autoridade Tributária (AT) pode solicitar estes comprovativos para verificar a veracidade da informação declarada. Com a digitalização dos processos fiscais, as regras foram alteradas, reduzindo a necessidade de arquivamento físico. No entanto, algumas situações ainda exigem a conservação das faturas. Este artigo explica em detalhe quais os prazos a cumprir, quando se pode descartar documentos e como manter um arquivo eficiente.
A importância de guardar as faturas do IRS
As faturas são documentos essenciais para comprovar despesas e garantir a correta tributação dos rendimentos. A Autoridade Tributária (AT) utiliza estes comprovativos para validar deduções fiscais e assegurar que os valores declarados por contribuintes e vendedores são coerentes. A digitalização dos processos facilitou este controlo, mas ainda existem situações em que é obrigatório guardar as faturas do IRS em papel.
O impacto das faturas eletrónicas na necessidade de arquivamento
Com a introdução das faturas eletrónicas, o registo das transações tornou-se mais eficiente. O vendedor é obrigado a comunicar à AT todas as faturas emitidas até ao dia 12 do mês seguinte à transação. Estes dados ficam acessíveis no portal E-Fatura, permitindo que os contribuintes confirmem a sua validade e categorizem despesas.
Quando é obrigatório guardar as faturas do IRS?
Embora o sistema esteja digitalizado, ainda existem situações em que é necessário guardar as faturas do IRS em papel:
Quando o contribuinte tem de identificar manualmente a área económica
Se a fatura for registada no E-Fatura sem a área económica definida, o contribuinte deve indicar manualmente a categoria correspondente. Nestes casos, a fatura em papel serve como prova para eventuais esclarecimentos junto da AT.
Exceção: faturas classificadas como “outros bens e serviços”
As faturas que não são dedutíveis, como as classificadas na categoria “outros bens e serviços”, não exigem a sua conservação, pois não serão analisadas para efeitos fiscais.
Quando o vendedor não regista a fatura
Caso o contribuinte registe uma fatura no E-Fatura, mas o vendedor não o faça até 25 de fevereiro do ano seguinte, o comprovativo em papel deve ser mantido. Se houver uma inspeção, este será o único meio de prova da despesa declarada.
Durante quanto tempo guardar as faturas do IRS?
As regras relativas à retenção de faturas variam conforme a situação:
Prazos gerais para a conservação de faturas
- 4 anos: Sempre que o contribuinte registou manualmente a fatura no E-Fatura ou quando a área económica foi definida pelo próprio.
- Até à validação pelo vendedor: Se ambas as partes registarem a mesma informação no portal, a fatura em papel pode ser descartada.
Exceções e situações especiais
- Faturas relacionadas com imóveis: Devem ser guardadas durante 12 anos, pois podem ser necessárias para justificar mais-valias na venda de um imóvel.
- Despesas empresariais: Empresas e trabalhadores independentes devem manter faturas durante 10 anos, devido às regras de contabilidade fiscal.
Como organizar e arquivar as faturas do IRS?
Apesar da crescente digitalização, manter uma organização eficiente das faturas é essencial para evitar problemas futuros.
Métodos de organização física
- Uso de dossiês: Criar um dossiê com separadores para diferentes categorias de despesas, como saúde, educação e habitação.
- Organização cronológica: Arquivar as faturas por data de emissão, facilitando a consulta em caso de necessidade.
Alternativas digitais
- Digitalização: Embora a AT exija faturas originais em alguns casos, manter cópias digitais facilita a organização.
- Plataformas de gestão financeira: Algumas ferramentas permitem armazenar e categorizar despesas automaticamente.
Guardar as faturas do IRS continua a ser uma obrigação essencial, embora os prazos e requisitos tenham sido simplificados pela digitalização. Conhecer as regras evita problemas com a AT e assegura que os benefícios fiscais são devidamente aproveitados.
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A informação apresentada neste artigo não é vinculativa e não substitui a consulta completa dos documentos e legislação relevantes sobre o tema abordado.
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