Até quando guardar as faturas do IRS e em que casos não é necessário
Guardar as faturas do IRS é essencial para comprovar despesas e assegurar o correto aproveitamento das deduções fiscais. A Autoridade Tributária (AT) pode solicitar estes comprovativos para verificar a veracidade da informação declarada. Com a digitalização dos processos fiscais, as regras foram alteradas, reduzindo a necessidade de arquivamento físico. No entanto, algumas situações ainda exigem a conservação das faturas. Este artigo explica em detalhe quais os prazos a cumprir, quando se pode descartar documentos e como manter um arquivo eficiente.
A importância de guardar as faturas do IRS
As faturas são documentos essenciais para comprovar despesas e garantir a correta tributação dos rendimentos. A Autoridade Tributária (AT) utiliza estes comprovativos para validar deduções fiscais e assegurar que os valores declarados por contribuintes e vendedores são coerentes. A digitalização dos processos facilitou este controlo, mas ainda existem situações em que é obrigatório guardar as faturas do IRS em papel.
O impacto das faturas eletrónicas na necessidade de arquivamento
Com a introdução das faturas eletrónicas, o registo das transações tornou-se mais eficiente. O vendedor é obrigado a comunicar à AT todas as faturas emitidas até ao dia 5 do mês seguinte à transação. Estes dados ficam acessíveis no portal E-Fatura, permitindo que os contribuintes confirmem a sua validade e categorizem despesas.
Quando é obrigatório guardar as faturas do IRS?
Embora o sistema esteja digitalizado, ainda existem situações em que é necessário guardar as faturas do IRS em papel:
Quando o contribuinte tem de identificar manualmente a área económica
Se a fatura for registada no E-Fatura sem a área económica definida, o contribuinte deve indicar manualmente a categoria correspondente. Nestes casos, a fatura em papel serve como prova para eventuais esclarecimentos junto da AT.
Exceção: faturas classificadas como “outros bens e serviços”
As faturas que não são dedutíveis, como as classificadas na categoria “outros bens e serviços”, não exigem a sua conservação, pois não serão analisadas para efeitos fiscais.
Quando o vendedor não regista a fatura
Caso o contribuinte registe uma fatura no E-Fatura, mas o vendedor não o faça até 25 de fevereiro do ano seguinte, o comprovativo em papel deve ser mantido. Se houver uma inspeção, este será o único meio de prova da despesa declarada.
Durante quanto tempo guardar as faturas do IRS?
As regras relativas à retenção de faturas variam conforme a situação:
Prazos gerais para a conservação de faturas
- 4 anos: Sempre que o contribuinte registou manualmente a fatura no E-Fatura ou quando a área económica foi definida pelo próprio.
- Até à validação pelo vendedor: Se ambas as partes registarem a mesma informação no portal, a fatura em papel pode ser descartada.
Exceções e situações especiais
- Faturas relacionadas com imóveis: Devem ser guardadas durante 12 anos, pois podem ser necessárias para justificar mais-valias na venda de um imóvel.
- Despesas empresariais: Empresas e trabalhadores independentes devem manter faturas durante 10 anos, devido às regras de contabilidade fiscal.
Como organizar e arquivar as faturas do IRS?
Apesar da crescente digitalização, manter uma organização eficiente das faturas é essencial para evitar problemas futuros.
Métodos de organização física
- Uso de dossiês: Criar um dossiê com separadores para diferentes categorias de despesas, como saúde, educação e habitação.
- Organização cronológica: Arquivar as faturas por data de emissão, facilitando a consulta em caso de necessidade.
Alternativas digitais
- Digitalização: Embora a AT exija faturas originais em alguns casos, manter cópias digitais facilita a organização.
- Plataformas de gestão financeira: Algumas ferramentas permitem armazenar e categorizar despesas automaticamente.
Guardar as faturas do IRS continua a ser uma obrigação essencial, embora os prazos e requisitos tenham sido simplificados pela digitalização. Conhecer as regras evita problemas com a AT e assegura que os benefícios fiscais são devidamente aproveitados.
Perguntas Frequentes sobre Guardar as Faturas do IRS
Durante quanto tempo devo guardar as faturas do IRS?
As faturas devem ser guardadas por 4 anos caso tenham sido registadas manualmente no E-Fatura. No caso de faturas relacionadas com imóveis, o prazo é de 12 anos, e para despesas empresariais, 10 anos.
É necessário guardar faturas se estiverem no E-Fatura?
Se o vendedor registou corretamente a fatura no E-Fatura, não é necessário guardar a versão em papel. No entanto, se a categorização foi feita manualmente ou houver erro no registo, o comprovativo deve ser mantido.
Que faturas não precisam de ser guardadas?
As faturas classificadas como “outros bens e serviços”, que não geram deduções fiscais, não precisam de ser arquivadas, pois não são analisadas para efeitos de IRS.
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