A obrigatoriedade da comunicação de faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira aplica-se a pessoas singulares ou coletivas que possuam domicílio fiscal em Portugal e que pratiquem transações que impliquem pagamento de Imposto sobre o Valor Acrescentado em território nacional.
É através da comunicação de faturas que a Autoridade Tributária procede ao posterior apuramento dos montantes de IVA.
Comunicação de faturas: como funciona
O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento comprovativo de uma transação em que se dá a compara de um bem ou serviço, devendo ser emitida em todas as ocasiões, mesmo que o cliente não a solicite.
A responsabilidade da sua emissão cabe, portanto, ao fornecedor que nela deverá discriminar os vários elementos que permitam identificar a respetiva transação.
Por norma, as faturas seguem uma numeração sequencial, podendo ser mais ou menos simples. Para empresas que realizem vendas de bens ou serviços de diferentes naturezas, poderá haver um código específico de numeração das faturas para cada uma das naturezas, a fim de permitir uma organização mais eficiente.
As faturas são documentos de grande relevância contabilística, devendo ser guardadas por particulares e empresas. No caso das últimas, tanto as emitidas com as recebidas deverão ser conservadas com maior rigor, uma vez que constituem validação documental para os seus lançamentos contabilísticos.
Elementos que devem constar nas faturas
Sendo um documento resumo da transação, são vários os elementos que devem constar numa fatura, a fim de ser possível enquadrar essa mesma transação nas várias dimensões necessárias para a caracterizar.
Em primeiro lugar, é necessário que sejam identificados os agentes que são parte da transação, com a designação e Número de Identificação Fiscaldo prestador do serviço e do destinatário. A data e o número da fatura são também elementos importantes, pois permitirão identificar no tempo o momento em que se deu a transação.
A natureza dos serviços ou bens vendidos, as respetivas quantidades e o preço pago são elementos essenciais que a fatura deve também conter. De igual forma, devem ser especificadas todas as taxas aplicáveis, bem como o valor do IVA liquidado. Caso não haja lugar ao pagamento do imposto, os motivos devem vir igualmente identificados nos termos do que é permitido pela lei.
Por último, a data em que a mercadoria foi colocada à disposição do cliente – caso não coincida com a data de emissão – bem como os termos de transmissão de propriedade dos bens ou serviços devem ser mencionados, a fim de perceber a data em que os custos e os proveitos – dependendo de ser o comprador ou o vendedor. Tal é principalmente relevante em termos de entidades com contabilidade organizada e está relacionado com o princípio de especialização dos resultados.
Tal princípio estabelece que os rendimentos ou gastos devem ser registados no período económico – vulgarmente um ano – a que dizem respeito, não devendo ser registados em períodos diferentes. Esta questão ganha preponderância em datas que sejam mais próximas da mudança de ano, podendo levar muitos agentes a procurar especializar os gastos ou os rendimentos no ano que lhes seja mais conveniente.
Como comunicar faturas
O Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de agosto estipula que os elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA devem ser comunicados à Autoridade Tributária através de um dos seguintes meios:
- Transmissão eletrónica em tempo real, com recurso a um programa de faturação eletrónica;
- Transmissão eletrónica, através de exportação do ficheiro normalizado com base no ficheiro SAF-T, contendo os elementos das faturas;
- Inserção manual no portal das Finanças, E-fatura;
- Através de outro meio eletrónico que seja autorizado pelo Ministério das Finanças.
Comunicação de faturas: alterações em 2017
O Orçamento do Estado para 2017 introduziu alterações nos prazos para comunicar faturas à AT. Ao invés de poderem ser comunicadas até ao dia 25 do mês seguintes, essa comunicação deve agora ocorrer até ao dia 20 de cada mês. Eventualmente, este prazo poderá ser alvo de novas reduções no futuro, de modo a tornar este processo mais célere.
Texto elaborado a 02 de janeiro de 2018 por E-konomista.
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