O VIES é um sistema eletrónico de validação de números de identificação para efeitos de IVA dos operadores económicos registados na União Europeia para operações transnacionais de bens e serviços.
Este sistema VIES pode ser acedido através da página da Comissão Europeia, entidade responsável pela sua gestão e permite verificar a validade de um número de IVA de um Estado Membro / Irlanda do Norte inserindo o número de IVA e selecionando, no menu pendente, o país onde pretende pesquisar.
Como funciona o VIES?
Quando é necessário verificar o número de IVA de um cliente noutro Estado-Membro através do VIES é realizada uma pesquisa na base de dados nacional onde o número de IVA está registado.
A pesquisa com o VIES pode dar dois resultados: existe informação sobre o número de IVA da UE (resposta válida) ou não existe informação sobre o número de IVA da UE (resposta inválida).
No caso de uma resposta válida, a ferramenta VIES apresenta a informação sobre o número em questão.
Se obter uma resposta inválida significa que o número de IVA em questão não está registado na base de dados nacional correspondente, o que se pode dever a um dos seguintes motivos:
- O número de IVA não existe
- O número de IVA não foi ativado para transações comerciais entre países da UE
- O registo ainda não foi concluído (alguns países exigem um registo separado para as operações entre países da UE)
Estas alterações nem sempre são imediatamente incluídas nas bases de dados nacionais e, consequentemente, no VIES. Para questões urgentes, aconselhamo-lo a contactar a administração fiscal local.
O VIES diferencia entre letras maiúsculas e letras minúsculas, pelo que se deve respeitar de forma precisa o formato do número de identificação de cada país.
Como se pode registar o operador económico/empresa?
Os operadores económicos ou empresas devem indicar a vontade de realizar operações intracomunitárias na:
- Declaração de início de atividade;
- Declaração de alteração de atividade.
Caso não o façam, o NIF não fica disponível para a realização dessas operações, uma vez que não se encontra registado em base de dados nacional para esse efeito. E irá aparecer no sistema VIES como “número inválido para transações transnacionais na UE” (VIES NIF).
Quais as operações abrangidas?
Para obter a qualidade de operador intracomunitário, o operador económico / empresa deve assinalar, na declaração de início ou de alteração de atividade, uma ou mais das seguintes opções, relativas às operações intracomunitárias que pretende realizar:
- Transmissões intracomunitárias;
- Aquisições intracomunitárias;
- Prestações ou aquisições de serviços intracomunitários.
O que devo fazer se o VIES indica que o meu número de IVA não é válido?
O site da Comissão Europeia é um sistema em tempo real que permite verificar se os números de são válidos nas bases de dados dos respetivos Estados-Membros e/ou Irlanda do Norte.
Se o seu número de IVA aparece como “não válido”, deve resolver o problema junto da sua administração fiscal, ou contactar o seu contabilista certificado.
Quais os problemas mais comuns?
Embora o VIES seja uma ferramenta fácil de usar e segura, podem ocorrer alguns problemas na utilização do sistema. Estes são:
- Falta de informação – Pode ocorrer não conseguir obter a informação pretendida no VIES, caso isso ocorra deve contactar a administração fiscal do país em questão e solicitar os dados pretendidos.
- Dados não disponíveis – Devido a necessidade de atualização de informação e segurança da mesma o VIES pode estar indisponível por alguns momentos. Nessas situações deve aguardar um pouco e tentar novamente.
Erros e imprecisões – No caso de ser detetado algum erro e/ou imprecisão nas informações constantes sobre os operadores económicos / empresas em VIES a Comissão Europeia não pode ser responsabilizada pelo mesmo, dado que todas as informações constantes no sistema são provenientes de bases de dados nacionais.
Qualquer dúvida ou questão, não hesite em contactar-nos!
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A informação apresentada neste artigo não é vinculativa e não substitui a consulta completa dos documentos e legislação relevantes sobre o tema abordado.
Quem é a CONTAREA – GESTÃO E CONTABILIDADE
A Contarea – Gestão e Contabilidade, instituição de renome na área dos serviços de Contabilidade, Fiscalidade, Recursos Humanos, Gestão Administrativa, Consultoria de Gestão, Projetos De Investimento e Apoios, Apoio ao Empreendedorismo, Bpo/Outsourcing e Auditoria, tem a sua sede em Famalicão desde 2001. Distingue-se por possuir uma carteira vasta e diversificada, estendendo os seus serviços por todo Portugal, com especial incidência nos concelhos de Famalicão, Braga, Santo Tirso, Trofa, Barcelos, Felgueiras, Maia, Valongo, Vila do Conde, Póvoa do Varzim, Esposende, Porto, Guimarães, Fafe, Vizela, Matosinhos, Valongo e Paredes.
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