Inventário: Requisitos, Prazos e Como Comunicar à Autoridade Tributária
A comunicação do inventário à Autoridade Tributária (AT) é uma obrigação fiscal em Portugal que afeta empresas com contabilidade organizada e que tenham sede, estabelecimento ou domicílio fiscal em território nacional. Esta comunicação é obrigatória para as entidades que possuam inventários no final do exercício fiscal e deve ser realizada anualmente através do Portal das Finanças.
Este processo é fundamental para garantir a transparência fiscal e cumprir com os requisitos legais associados à elaboração e submissão de inventários. Neste artigo, explicamos detalhadamente quem está obrigado a fazer a comunicação de inventários, o que deve ser feito para garantir o cumprimento da obrigação fiscal e os prazos que devem ser respeitados.
Objetivo da Comunicação de Inventários
A comunicação de inventários tem múltiplos objetivos, tanto para as empresas quanto para a Autoridade Tributária. Para as empresas, o inventário é uma ferramenta crucial para a gestão interna. Ele permite, entre outras coisas, determinar:
- As quantidades de matérias-primas disponíveis para a produção.
- A avaliação das mercadorias destinadas à venda.
- A estimativa do valor das existências em armazém no final do exercício fiscal.
Para a AT, a comunicação de inventários funciona como um mecanismo de controle fiscal, permitindo a monitorização das operações comerciais das empresas, o que favorece a detecção de irregularidades e a prevenção de fraudes fiscais. Dessa forma, a comunicação do inventário assegura a transparência do sistema tributário e facilita a fiscalização.
Quem Está Obrigado a Comunicar Inventários?
A obrigação de comunicar inventários aplica-se a entidades que cumpram os seguintes critérios:
- Possuam sede, estabelecimento ou domicílio fiscal em território português.
- Tenham contabilidade organizada.
- Não estejam enquadradas no regime simplificado de tributação.
Essas entidades devem comunicar os inventários de bens no final do ano fiscal, independentemente do volume de negócios. A comunicação é obrigatória tanto para empresas que estejam sujeitas ao IRS quanto ao IRC.
Além disso, caso não haja inventário a declarar, as empresas devem ainda assim comunicar à AT a inexistência de inventários. Essa informação pode ser transmitida através do Portal das Finanças na área do e-Fatura.
Quem Está Dispensado de Comunicar Inventários?
Entidades no regime simplificado de tributação estão dispensadas da obrigatoriedade de comunicar inventários, independentemente do volume de faturação. O regime simplificado de tributação é aplicado a empresas com volumes de negócios mais baixos, e, por isso, a comunicação de inventários não é exigida neste caso.
O Que Implica a Comunicação de Inventários?
A comunicação de inventários consiste na submissão de um ficheiro detalhado à Autoridade Tributária, contendo informações sobre os produtos que a empresa possui em stock no último dia do ano fiscal. O inventário deve ser submetido de acordo com os seguintes requisitos:
1. Tipo de Produto
O inventário deve detalhar o tipo de produto, que pode incluir:
- Mercadorias: Produtos destinados à venda.
- Matérias-primas: Produtos usados no processo de produção.
- Produtos acabados: Produtos prontos para venda.
- Subprodutos e desperdícios: Materiais que resultam do processo produtivo.
- Trabalhos em curso: Produtos ainda não acabados, mas em processo de produção.
2. Código do Produto
Cada produto no inventário deve ser identificado por um código único, que facilita a sua rastreabilidade e a organização do stock.
3. Quantidade em Stock
A quantidade em stock refere-se à quantidade de cada produto disponível no armazém ou no estabelecimento da empresa, no final do exercício fiscal.
4. Unidade de Medida
O inventário também deve especificar a unidade de medida utilizada, como quilogramas, unidades, metros, entre outras, para cada tipo de produto.
Prazos para a Comunicação de Inventários
O prazo para a submissão do inventário referente ao final do ano fiscal é até o dia 31 de janeiro do ano seguinte. Por exemplo, o inventário referente a 31 de dezembro de 2024 deve ser comunicado até 31 de janeiro de 2025.
Em situações excecionais, como um ano fiscal que não coincida com o ano civil, a submissão do inventário deve ser feita até ao final do mês seguinte ao término do período tributário.
Como Comunicar Inventários?
A comunicação de inventários é realizada através do Portal das Finanças, na área específica do e-Fatura. O processo envolve os seguintes passos:
1. Aceder ao Portal das Finanças
A primeira etapa é aceder ao Portal das Finanças utilizando as credenciais da empresa (NIF e senha).
2. Submeter o Ficheiro de Inventário
Após o login, deve ser selecionada a opção “Comunicação de Ficheiros de Inventário” na secção específica. A empresa deve indicar o ano e o último dia do período tributário (geralmente 31 de dezembro).
3. Declarar a Inexistência de Inventários ou Submeter o Ficheiro
Se a empresa não tiver inventários a declarar, deve selecionar a opção “Não possuo existências” e submeter. Caso contrário, deve carregar o ficheiro preparado, validá-lo e submetê-lo.
4. Comprovativo da Submissão
Após a submissão, é importante guardar o comprovativo da comunicação, para fins de registo e eventuais auditorias futuras.
Requisitos do Ficheiro de Inventário
O ficheiro de inventário deve seguir uma estrutura estabelecida pela Portaria n.º 2/2015 e deve conter as seguintes colunas principais:
- Tipo de Produto (identificado com letras: M para mercadorias, P para matérias-primas, A para produtos acabados, etc.).
- Código do Produto: Código único do produto.
- Descrição do Produto: Descrição detalhada do produto.
- Quantidade em Stock: Quantidade de cada produto.
- Unidade de Medida: Unidade de medida utilizada para o produto.
Este ficheiro pode ser gerado automaticamente por software certificado ou criado manualmente, desde que cumpra os formatos exigidos pela AT, como XML ou CSV.
Importância da Comunicação de Inventários
Cumprir com a obrigação fiscal de comunicar o inventário tem várias vantagens para as empresas e para o Estado:
1. Transparência Fiscal
A comunicação de inventários permite à Autoridade Tributária monitorizar de forma mais eficaz as operações comerciais e detectar possíveis irregularidades, como fraudes fiscais ou erros na contabilização.
2. Gestão Interna
Manter os inventários atualizados ajuda as empresas a organizar e gerir melhor as suas existências, evitando perdas e ajudando no planeamento da produção e das compras.
3. Conformidade Fiscal
Cumprir a obrigação de comunicar o inventário evita multas e sanções por incumprimento das obrigações fiscais. O não cumprimento pode resultar em penalizações, como multas e a revisão de contas da empresa.
Considerações Finais
A comunicação de inventários à Autoridade Tributária é uma obrigação fiscal fundamental para garantir a transparência e a conformidade das empresas. Além disso, promove uma gestão interna eficiente, ajudando as empresas a manter os seus registos organizados e a evitar penalizações. Para garantir que o processo seja realizado corretamente, é importante seguir os passos descritos e cumprir os prazos estabelecidos.
Com o apoio de ferramentas digitais, como o Portal das Finanças, o processo tornou-se mais acessível e eficiente, facilitando a vida das empresas e assegurando o cumprimento das obrigações fiscais de forma simples e eficaz.
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A informação apresentada neste artigo não é vinculativa e não substitui a consulta completa dos documentos e legislação relevantes sobre o tema abordado.
Quem é a CONTAREA – GESTÃO E CONTABILIDADE
A Contarea – Gestão e Contabilidade, instituição de renome na área dos serviços de Contabilidade, Fiscalidade, Recursos Humanos, Gestão Administrativa, Consultoria de Gestão, Projetos De Investimento e Apoios, Apoio ao Empreendedorismo, Bpo/Outsourcing e Auditoria, tem a sua sede em Famalicão desde 2001. Distingue-se por possuir uma carteira vasta e diversificada, estendendo os seus serviços por todo Portugal, com especial incidência nos concelhos de Famalicão, Braga, Santo Tirso, Trofa, Barcelos, Felgueiras, Maia, Valongo, Vila do Conde, Póvoa do Varzim, Esposende, Porto, Guimarães, Fafe, Vizela, Matosinhos, Valongo e Paredes.
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