Contabilidade organizada e regime simplificado: principais diferenças e vantagens
Quando um trabalhador independente ou empresário em nome individual decide abrir atividade, surge uma questão essencial: optar pelo regime de contabilidade organizada ou pelo regime simplificado? Esta decisão pode influenciar significativamente os encargos fiscais e a gestão financeira do negócio.
Enquanto o regime simplificado simplifica a tributação através de coeficientes predefinidos, o regime de contabilidade organizada oferece mais flexibilidade para deduzir despesas. Contudo, requer a contratação obrigatória de um contabilista certificado.
Contabilidade organizada ou regime simplificado: qual escolher?
A escolha entre contabilidade organizada e regime simplificado depende de vários fatores, como:
- Volume de negócios: Se os rendimentos anuais ultrapassam os 200 mil euros, a contabilidade organizada é obrigatória.
- Despesas dedutíveis: No regime simplificado, as despesas são fixadas por coeficientes. Na contabilidade organizada, a maioria das despesas reais pode ser deduzida.
- Complexidade da atividade: Profissões com maior carga administrativa beneficiam da ajuda de um contabilista.
No regime simplificado, os rendimentos tributáveis resultam da aplicação de coeficientes. Por exemplo, 75% dos rendimentos são tributáveis, enquanto os restantes 25% são considerados despesas. Este regime é ideal para profissionais com atividades simples e rendimentos abaixo do limite estipulado.
Já no regime de contabilidade organizada, é possível deduzir despesas reais da atividade, como deslocações, materiais, e custos operacionais. Assim, é indicado para atividades com maior volume de despesas.
Requisitos para cada regime
Regime simplificado:
- Rendimentos anuais até 200 mil euros.
- Residência fiscal em Portugal.
- Não estar sujeito a revisão de contas.
- Balanço anual inferior a 500 mil euros.
Contabilidade organizada:
- Rendimentos superiores a 200 mil euros.
- Obrigatoriedade de contratar um contabilista certificado.
- Armazenar documentos fiscais durante os prazos legais.
A escolha deve ser feita ao abrir atividade ou no início de um ano fiscal.
Benefícios do regime simplificado
- Simplicidade: As regras são fáceis de interpretar, e o cálculo dos impostos é direto.
- Menos custos administrativos: Não exige contratação de contabilista, reduzindo despesas fixas.
- Ideal para atividades pequenas: Profissões liberais ou negócios com baixos volumes de despesas beneficiam deste regime.
No entanto, o regime simplificado não permite a dedução total das despesas reais da atividade. Isso pode levar a uma tributação mais elevada, caso existam custos significativos não considerados pelo coeficiente.
Vantagens da contabilidade organizada
- Dedução de despesas reais: Permite reduzir impostos ao deduzir custos relacionados com a atividade.
- Suporte especializado: A contratação de um contabilista garante o cumprimento das obrigações fiscais.
- Análise financeira detalhada: Ajuda a avaliar lucros, prejuízos e tomar decisões estratégicas.
Apesar das vantagens, este regime implica custos adicionais com o contabilista e maior complexidade administrativa.
Como calcular o impacto fiscal?
No regime simplificado, o coeficiente de tributação varia consoante a atividade:
- 75% dos rendimentos: Aplicável a profissionais liberais.
- 35% dos rendimentos: Para prestações de serviços não especificadas e algumas atividades agrícolas.
Exemplo: Um trabalhador independente que faturou 10.000 euros num ano terá 7.500 euros tributáveis (75% do rendimento).
No regime de contabilidade organizada, o cálculo é mais complexo, pois depende das despesas dedutíveis. Para que seja vantajoso, as despesas devem superar 25% do rendimento anual.
Mudar de regime: é possível?
Sim, mas existem regras específicas:
- De regime simplificado para contabilidade organizada: Pode ser feito a qualquer momento, independentemente do volume de rendimentos.
- De contabilidade organizada para regime simplificado: Apenas se os rendimentos anuais forem inferiores a 200 mil euros.
As alterações devem ser comunicadas à Autoridade Tributária dentro dos prazos legais. É essencial avaliar cuidadosamente os impactos fiscais antes de decidir.
Outros fatores a considerar
Além das despesas e rendimentos, outros aspetos influenciam a escolha do regime:
- Obrigações fiscais: A contabilidade organizada requer maior acompanhamento das declarações fiscais.
- Complexidade administrativa: Negócios mais simples podem beneficiar do regime simplificado.
- Redução do IVA: Em ambos os regimes, é possível reduzir o IVA devido ou até solicitar reembolsos, dependendo das despesas registadas.
Apoios e incentivos para trabalhadores independentes
Em Portugal, existem incentivos que podem ajudar a reduzir encargos para quem inicia uma atividade:
- Isenção de IVA: Profissionais com rendimentos inferiores a 14.500 euros anuais podem beneficiar da isenção de IVA.
- Descontos na Segurança Social: Novos trabalhadores independentes podem ter redução nas contribuições iniciais.
- Incentivos ao empreendedorismo: Apoios financeiros e formativos disponíveis para novos negócios.
A decisão entre contabilidade organizada e regime simplificado depende das especificidades de cada atividade. Para profissionais com rendimentos mais baixos e atividades simples, o regime simplificado oferece uma solução prática e acessível. Já a contabilidade organizada é mais adequada para negócios maiores ou com despesas significativas, proporcionando maior controlo financeiro e benefícios fiscais.
Escolher o regime certo pode evitar encargos desnecessários e garantir uma gestão eficiente do negócio. É aconselhável consultar um contabilista para avaliar as necessidades específicas e fazer a melhor escolha.
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A informação apresentada neste artigo não é vinculativa e não substitui a consulta completa dos documentos e legislação relevantes sobre o tema abordado.
Quem é a CONTAREA – GESTÃO E CONTABILIDADE
A Contarea – Gestão e Contabilidade, instituição de renome na área dos serviços de Contabilidade, Fiscalidade, Recursos Humanos, Gestão Administrativa, Consultoria de Gestão, Projetos De Investimento e Apoios, Apoio ao Empreendedorismo, Bpo/Outsourcing e Auditoria, tem a sua sede em Famalicão desde 2001. Distingue-se por possuir uma carteira vasta e diversificada, estendendo os seus serviços por todo Portugal, com especial incidência nos concelhos de Famalicão, Braga, Santo Tirso, Trofa, Barcelos, Felgueiras, Maia, Valongo, Vila do Conde, Póvoa do Varzim, Esposende, Porto, Guimarães, Fafe, Vizela, Matosinhos, Valongo e Paredes.
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