Muitos cidadãos sentem dúvidas em relação à necessidade de guardar faturas, bem como acerca do respetivo prazo. Em qualquer caso, há sempre um período mínimo pelo qual a fatura deve ser guardada, sendo que os prazos variam com a natureza do bem adquirido ou serviço prestado.
Para os particulares, os prazos podem variar entre os 6 meses e os 5 anos. Para as empresas, as regras são mais rígidas.
Prazos para guardar faturas: particulares
6 meses
As faturas relativas a despesas com alimentação e alojamento devem ser
conservadas durante 6 meses, período após o qual o comerciante não pode exigir comprovativo de que a despesa foi paga. Porém, se estes gastos estiverem incluídos na declaração de IRS, as faturas devem ser guardadas por mais tempo, conforme explicado mais abaixo.
Da mesma forma, as faturas relativas a serviços públicos essenciais, nos quais se consideram a eletricidade, a água, o gás, a internet ou telefone, devem ser preservadas por igual período. Este é o prazo após o qual prescreve o direito de recebimento do montante relativo a estes serviços, de acordo com a Lei dos Serviços Públicos.
1 ano
Quando se trata de obras domésticas, nomeadamente serviços prestados por um canalizador, pintor, pedreiro ou eletricista, as faturas devem ser mantidas durante 1 ano, pois esse é o prazo para apresentar reclamação, no caso de uma anomalia.
2 anos
A compra de bens móveis – como por exemplo eletrodomésticos, mobiliário ou telemóveis – é um dos casos no qual as faturas devem ser guardadas por 2 anos, período que, normalmente, corresponde à sua garantia. Não obstante, se esta for superior, a fatura deve ser conservada por igual período. Tratando-se de um bem usado, o prazo de garantia poderá ser reduzido para 1 ano, não sendo necessário guardar a fatura por mais tempo.
O prazo para guardar faturas de serviços de reparação automóvel é igualmente de 2 anos, correspondente ao período de garantia que lhes está associado.
O mesmo tempo se aplica aos serviços prestados por profissionais liberais, nos quais se destacam os advogados ou médicos privados, que têm um período de 2 anos para reclamar o pagamento relativo aos seus serviços.
3 anos
Uma instituição pública de saúde dispõe de 3 anos para reclamar o pagamento de eventuais despesas, pelo que se aconselha a conservar as faturas de saúde durante este período.
4 anos
Todos os documentos relativos a despesas declaradas para efeitos de IRS – gastos com educação ou saúde, por exemplo – devem ser mantidos por 4 anos, período até ao qual poderá ser alvo de inspeção por parte do fisco.
O mesmo se aplica aos comprovativos de pagamento do Imposto Único de Circulação que servem de salvaguarda no caso de o fisco, por algum motivo, exigir o seu pagamento.
De igual forma, todas as faturas de alojamento, alimentação ou outros serviços que forem inseridas no e-fatura devem ser mantidas por este período.
5 anos
Para quem for dono de um imóvel, no caso de contratar um serviço de empreitada, deve guardar a respetiva fatura por, pelo menos, 5 anos. Igual período se aplica aos comprovativos de pagamento de rendas ou inseridas no e-fatura.
Prazos para guardar faturas: empresas
Os documentos de suporte ao IRC devem ser mantidos por um período de 12 anos, em oposição aos 10 anos que vigoravam antes de 2014.
Os documentos relativos ao apuramento do IVA devem ser conservados por 10 anos.
Texto elaborado a 16 de Outubro de 2017 por E-konomista.
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