Documentos de Transporte para Arquivar: O Que Saber

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Documentos de Transporte para Arquivar e a Isenção de IVA

A gestão correta dos documentos de transporte é vital para qualquer empresa que realize vendas dentro da União Europeia (UE). Estes documentos são de extrema importância não só para garantir a conformidade com as regulamentações fiscais, mas também para assegurar a isenção do IVA ao abrigo do artigo 14.º do Regulamento do Imposto sobre o Valor Acrescentado (RITI). Este artigo irá detalhar os documentos de transporte que uma empresa deve arquivar, seguindo as disposições da Autoridade Tributária e Aduaneira conforme o Ofício-Circulado nº 30218/2020.

Importância dos Documentos de Transporte e a Necessidade de Arquivar

A Isenção de IVA e os Documentos de Transporte

A expedição ou transporte dos bens a partir do território nacional para outro Estado membro é uma das condições essenciais para a aplicação da isenção de IVA prevista no artigo 14.º do RITI. Para assegurar a segurança jurídica na aplicação desta isenção, o artigo 45.º-A do Regulamento de Execução do IVA introduz uma presunção relativa à expedição ou transporte dos bens com destino a outro Estado membro.

Condições para Presunção de Expedição ou Transporte

Presume-se que a expedição ou transporte dos bens para um Estado membro diferente do Estado de partida foi efetuada quando são reunidas determinadas condições. Quando os bens são transportados pelo vendedor ou por um terceiro agindo em seu nome, o vendedor deve possuir, pelo menos, dois elementos de prova não contraditórios. Estes elementos de prova são essenciais para demonstrar a conformidade com as exigências fiscais e evitar penalizações.

Tipos de Documentos de Transporte a Arquivar

Elementos de Prova Relacionados com o Transporte

Os documentos relacionados com o transporte ou a expedição dos bens, previstos no n.º 3 do artigo 45.º-A do Regulamento de Execução do IVA, são importantes. Entre estes documentos, destacam-se:

  • Declaração de expedição CMR assinada
  • Conhecimento de embarque
  • Fatura do frete aéreo
  • Fatura emitida pelo transportador dos bens

Estes documentos devem ser emitidos por partes independentes entre si, bem como independentes do vendedor e do adquirente, para garantir a sua validade e fiabilidade.

Outros Documentos Relevantes

Além dos documentos diretamente relacionados com o transporte, outros documentos podem ser utilizados como elementos de prova, tais como:

  • Apólice de seguro relativa ao transporte ou expedição dos bens
  • Documentos bancários comprovativos do pagamento do transporte ou expedição dos bens
  • Documentos oficiais emitidos por uma entidade pública, como um notário, que confirmem a chegada dos bens ao Estado membro de destino
  • Recibo emitido por um depositário no Estado membro de destino, confirmando a armazenagem dos bens

Procedimentos Específicos para Vendedores e Adquirentes

Expedição ou Transporte pelo Vendedor

Quando o vendedor ou um terceiro agindo em seu nome realiza o transporte, deve possuir:

  • Pelo menos dois elementos de prova não contraditórios, tais como uma fatura emitida ao vendedor pelo transportador dos bens e uma declaração de expedição CMR assinada pelo adquirente
  • Qualquer elemento de prova dos referidos acima, em conjunto com outro elemento de prova não contraditório, como documentos oficiais emitidos por uma entidade pública

Expedição ou Transporte pelo Adquirente

Quando o adquirente ou um terceiro agindo em seu nome realiza o transporte, o vendedor deve estar na posse de:

  • Uma declaração escrita do adquirente, indicando que os bens foram transportados ou expedidos por ele ou por um terceiro em seu nome
  • Pelo menos dois elementos de prova não contraditórios, como um conhecimento de embarque e uma fatura emitida ao adquirente pelo transportador dos bens

Garantir a Conformidade e Segurança Jurídica

Procedimentos de Arquivo

As empresas devem implementar procedimentos rigorosos de arquivo para garantir que todos os documentos de transporte são devidamente armazenados e estão acessíveis para auditorias fiscais. A documentação completa e precisa é fundamental para provar a conformidade com as regulamentações fiscais e garantir a aplicação da isenção de IVA.

Revisão Regular e Atualização de Documentos

É recomendável que as empresas revisem e atualizem regularmente os seus procedimentos de arquivo e os documentos de transporte. A legislação fiscal pode mudar, e a manutenção de documentação atualizada ajuda a evitar problemas com as autoridades fiscais.

A gestão adequada dos documentos de transporte e a sua correta arquivação são essenciais para garantir a conformidade fiscal e beneficiar das isenções de IVA ao abrigo do artigo 14.º do RITI. A Autoridade Tributária e Aduaneira fornece diretrizes claras sobre os elementos de prova necessários, e seguir estas diretrizes é crucial para evitar penalizações e assegurar a segurança jurídica.

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A informação apresentada neste artigo não é vinculativa e não substitui a consulta completa dos documentos e legislação relevantes sobre o tema abordado.

Quem é a CONTAREA – GESTÃO E CONTABILIDADE

A Contarea – Gestão e Contabilidade, instituição de renome na área dos serviços de Contabilidade, Fiscalidade, Recursos Humanos, Gestão Administrativa, Consultoria de Gestão, Projetos De Investimento e Apoios, Apoio ao Empreendedorismo, Bpo/Outsourcing e Auditoria, tem a sua sede em Famalicão desde 2001. Distingue-se por possuir uma carteira vasta e diversificada, estendendo os seus serviços por todo Portugal, com especial incidência nos concelhos de Famalicão, Braga, Santo Tirso, Trofa, Barcelos, Felgueiras, Maia, Valongo, Vila do Conde, Póvoa do Varzim, Esposende, Porto, Guimarães, Fafe, Vizela, Matosinhos, Valongo e Paredes.

Adotamos uma abordagem personalizada junto dos nossos clientes, com o intuito de oferecer soluções e propostas de valor que se ajustam especificamente aos diferentes sectores de atividade. Esta metodologia baseia-se na convicção de que as exigências de cada empresa são únicas, e que cada sector de atividade beneficia de forma significativa de um apoio especializado.

A nossa missão é expressa de forma clara e objetiva: comprometemo-nos com o rigor e a proximidade na gestão das Pequenas e Médias Empresas (PMEs), assegurando um acompanhamento constante por parte da nossa equipa de Contabilistas Certificados.

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António Martins Pereira CEO & General Manager
CEO @ Contarea - Gestão e Contabilidade | Especialista em contabilidade, fiscalidade e gestão de empresas | Otimização da produtividade e rentabilidade de negócios

António Martins Pereira
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