Em 2025, as regras fiscais para ajudas de custo mudaram. Se é empregador ou trabalhador, conheça estas alterações. Vamos simplificar tudo para que não tenha problemas.
Pontos Chave Sobre as Ajudas de Custo
Ajudas de custo são valores que as empresas dão aos trabalhadores. Cobrem despesas de deslocação ou outras situações de trabalho. Em 2025, verifique os limites e como declarar estes valores.
Usar a sua viatura ao serviço da empresa tem regras. Se ficar dentro dos limites, geralmente não é tributado em IRS. Tenha os comprovativos certos.
Existem limites fiscais para ajudas de custo. Estes aplicam-se a deslocações dentro e fora do país. Estes valores são atualizados. Conheça-os para evitar surpresas.
Despesas com portagens e estacionamento são reembolsos. Geralmente, não são rendimento. A empresa pode ressarcir estes custos à parte.
É obrigatório comunicar ajudas de custo na Declaração de Remunerações (DMR AT). A tributação ocorre quando o valor é disponibilizado ao trabalhador.
Compreender as Ajudas de Custo 2025
As ajudas de custo geram muitas dúvidas. As atualizações fiscais de 2025 trouxeram muitas novidades. São valores que as empresas dão aos colaboradores. Cobrem despesas específicas de trabalho. Podem ser para alimentação, alojamento ou deslocações. É importante perceber como funcionam para estar em conformidade.
O Que São Ajudas de Custo?
Ajudas de custo compensam despesas do trabalhador. Estas despesas ocorrem ao serviço da entidade empregadora. Podem ser valores diários. Geralmente, cobrem alimentação e alojamento. Por vezes, incluem um abono para transporte. O objetivo é que o colaborador não perca dinheiro. Isto acontece quando se desloca ou está ausente por motivos profissionais.
Compensação por Utilização de Viatura Própria
Se usa o seu carro pessoal para trabalho, a empresa pode compensá-lo. Esta compensação cobre custos como combustível, seguros, impostos (IUC) e manutenção. É uma forma de ressarcir o trabalhador. Cobre os encargos de usar o seu bem particular para a empresa. Esta compensação é diferente de um subsídio fixo. Deve refletir os custos reais ou uma estimativa por quilometragem.
Ajudas de Custo e o Código do Trabalho
O Código do Trabalho fala sobre ajudas de custo. Estas ajudas não são salário. Mas o seu tratamento fiscal tem regras específicas. A lei distingue o reembolso de despesas comprovadas. Também distingue o que pode ser um ganho para o trabalhador. Isto tem implicações fiscais. A atribuição destas ajudas deve ser fundamentada e documentada. Evite problemas com a Autoridade Tributária.
As empresas devem guardar registos detalhados. Inclua comprovativos das despesas sempre que possível. Isto facilita a conformidade fiscal. Mostra também transparência na gestão de recursos.
Enquadramento Fiscal das Ajudas de Custo em 2025
Tributação em sede de IRS
Ajudas de custo e compensação por viatura própria são, em regra, rendimentos de trabalho. São considerados para efeitos de IRS. Contudo, a lei prevê exceções. Certos montantes não são tributados. Isto acontece se cumprir limites e condições. Conheça estes limites para garantir a conformidade da sua empresa e dos seus colaboradores.
O objetivo é compensar despesas. Não é gerar rendimento extra. Se os valores excederem os limites legais, a parte extra será tributada como rendimento do trabalho.
Limites Fiscais para Deslocações Nacionais
Para deslocações em Portugal, existem limites diários. Estes limites definem o que não é tributado em IRS. Os limites variam consoante o cargo do trabalhador:
|
Categoria de Trabalhador |
Limite Diário (Nacional) |
|---|---|
|
Gerente/Administrador |
até 72,65 € |
|
Restantes trabalhadores |
até 65,89 € |
Estes valores são importantes para gerir despesas de deslocação. Lembre-se que são por dia. Aplicam-se a despesas de alimentação e alojamento.
Limites Fiscais para Deslocações Internacionais
Quando as deslocações são fora de Portugal, os limites diários são diferentes. Geralmente, são mais elevados:
|
Categoria de Trabalhador |
Limite Diário (Internacional) |
|---|---|
|
Gerente/Administrador |
até 167,07 € |
|
Restantes trabalhadores |
até 148,91 € |
Tal como nas deslocações nacionais, estes valores cobrem despesas de alimentação e alojamento. Verifique se estes valores se mantêm atualizados. Podem sofrer revisões anuais.
Tributação Autónoma de Encargos com Ajudas de Custo
Taxa Geral de Tributação Autónoma
Ajudas de custo e compensação por viatura própria podem ter tributação autónoma. De acordo com o Código do IRC, estes encargos são tributados autonomamente. Isto acontece se não forem faturados a clientes. Também se aplica se não derem lugar a tributação em IRS para o beneficiário. A taxa geral é de 5%. A Autoridade Tributária (AT) garante assim um tratamento fiscal específico. Isto aplica-se a custos suportados pela empresa. Estes custos não beneficiam um cliente nem são rendimento do trabalhador.
Situações de Exceção à Taxa Agravada
A taxa de tributação autónoma pode subir para 15%. Isto ocorre se a empresa tiver prejuízo fiscal. No entanto, a legislação de 2025 traz exceções. Se a sua empresa teve lucro tributável nos últimos três anos. E cumpriu as obrigações declarativas nos dois anos anteriores. Ou se o período for de início de atividade. Ou um dos dois seguintes. A taxa de 15% pode não se aplicar. Verifique estas condições. Saiba se a taxa de 5% se mantém.
Registo da Tributação Autónoma na Modelo 22
Se um encargo com ajudas de custo ou compensação por viatura própria está sujeito a tributação autónoma. Deve registá-lo na Modelo 22. O valor desta tributação é inscrito no campo 365 do quadro 10. Este passo é fundamental. A sua empresa declara corretamente estes encargos. Cumpre as obrigações fiscais. Tenha toda a documentação de suporte.
Despesas Adicionais e Ajudas de Custo
Para além das ajudas de custo diárias, há outras despesas. Estas associam-se ao uso de viatura própria ao serviço da empresa. É importante tratar estas despesas corretamente. Distinga o que é reembolsável. Faça-o para evitar problemas fiscais.
Tratamento de Portagens e Estacionamento
Despesas com portagens e estacionamento são reembolsáveis. Isto acontece se incorridas em deslocações de serviço com a sua viatura própria. Geralmente, não estão incluídas no valor de 0,40 €/km. A empresa pode reembolsar estes encargos à parte. Apresente os comprovativos originais. Guarde todos os recibos e faturas. Justifique estas despesas.
Reembolso de Despesas de Viatura Própria
Se usa a sua viatura pessoal para fins profissionais, a empresa pode compensá-lo. Esta compensação cobre custos como combustível, manutenção, seguro e impostos. O valor máximo isento de tributação em IRS é de 0,40 € por quilómetro. Se a empresa pagar mais, a diferença é rendimento do trabalho. Estará sujeita a IRS. O uso de viatura própria para deslocações ao serviço da empresa exige atenção. Especialmente na documentação fiscal.
Tenha em conta que:
A compensação por quilómetro cobre os custos normais de uso do veículo.
Despesas como portagens e estacionamento devem ser reembolsadas à parte. Apresente comprovativos.
A empresa deve manter um registo detalhado. Isto é para efeitos de dedução e cumprimento fiscal.
Obrigações Acessórias e Comunicação de Ajudas de Custo
Ao gerir ajudas de custo e compensações por viatura própria, atente às obrigações acessórias. A comunicação correta destas verbas à Autoridade Tributária (AT) é essencial. Evite problemas fiscais.
Comunicação na Declaração de Remunerações (DMR AT)
Sim, ajudas de custo e compensação por viatura própria devem ser comunicadas na Declaração de Remunerações (DMR AT). Mesmo que não sejam tributadas em IRS, a inclusão é obrigatória. A Portaria n.º 289/2025/1, de 1 de setembro, atualizou as instruções. Detalha como declarar estes rendimentos. No quadro 5 – Relação dos titulares dos rendimentos, campo 04 – “Tipo de rendimento”, indique a natureza destas verbas.
Momento da Tributação dos Rendimentos
Os rendimentos de trabalho dependente são rendimento no momento em que são colocados à disposição do trabalhador. Ou quando lhe são pagos. Isto inclui ajudas de custo e compensações tributáveis. Este princípio está no Código do IRS (CIRS). Estes valores devem ser incluídos na DMR AT nesse momento. Lembre-se que esta comunicação é necessária. Mesmo para rendimentos não sujeitos a tributação em IRS. O cumprimento desta obrigação é importante para a transparência fiscal. E para o correto apuramento dos impostos.
Definições Importantes para Ajudas de Custo 2025
O Que se Entende por “Viatura Própria”?
Quando falamos de “viatura própria”, referimo-nos a qualquer veículo automóvel. Este veículo não pertence à empresa. É um carro em seu nome. Ou em nome de outra pessoa que não a entidade empregadora. A empresa pode compensá-lo pelos custos. Estes custos associam-se ao uso desse veículo em serviço. Inclui combustível, seguros, impostos (IUC) e manutenção. O importante é que os encargos com o veículo sejam seus. Não da empresa.
Quem São os “Servidores do Estado” para Efeitos Fiscais?
A expressão “servidores do Estado” ajuda a definir os limites das ajudas de custo. Estes limites determinam o que não é tributado em IRS. Basicamente, se uma empresa privada dá ajudas de custo. Os valores que excedem os limites para funcionários públicos são rendimento tributável. A legislação de referência é o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril. Se as funções ou remuneração de um trabalhador não forem comparáveis às de um funcionário público. O valor de referência pode ser o atribuído a membros do governo. Para os restantes trabalhadores, aplica-se o escalão mais alto para funcionários públicos.
Tenha atenção a estes referenciais. Garanta que as ajudas de custo atribuídas cumprem a lei. Evite surpresas na declaração de impostos.
Os limites fiscais para ajudas de custo em Portugal são distintos.
Deslocações em Território Nacional:
Gerente/Administrador: até 72,65 € por dia.
Restantes trabalhadores: até 65,89 € por dia.
Deslocações em Território Estrangeiro:
Gerente/Administrador: até 167,07 € por dia.
Restantes trabalhadores: até 148,91 € por dia.
Transporte em Viatura Própria:
Até 0,40 € por quilómetro percorrido ao serviço da empresa.
Para finalizar: o que precisa de ter em mente sobre as ajudas de custo 2025
Chegámos ao fim. Esperamos que esta explicação sobre ajudas de custo e uso de viaturas próprias em 2025 tenha sido clara. As regras fiscais mudam. É importante estar a par delas. Evite surpresas. Lembre-se que a documentação é essencial. Guarde todos os comprovativos. Certifique-se de que tudo cumpre a lei. Se tiver dúvidas, fale com a CONTAREA. Manter as obrigações fiscais em dia é fundamental. Para a sua tranquilidade e para a saúde financeira da sua empresa. Fique atento às novidades. O mundo das finanças não para!
Perguntas Frequentes sobre Ajudas de Custo
O que são exatamente as ajudas de custo?
Ajudas de custo são um valor que a sua empresa lhe pode dar. Cobrem despesas quando trabalha fora do seu local habitual. Pense nelas como um reembolso. Para refeições, alojamento ou outras necessidades quando está a trabalhar longe.
Se usar o meu carro para ir trabalhar, a empresa paga-me por isso?
Sim, se usar o seu carro pessoal para ir a algum sítio a trabalho, a empresa pode pagar-lhe uma compensação. É como um aluguer do seu carro para o trabalho. Ajuda com os custos de gasolina e desgaste.
Há um limite para o dinheiro que a empresa me pode dar sem que eu pague impostos?
Existe um valor máximo. A empresa pode dar-lhe em ajudas de custo ou pela utilização do seu carro. Este valor não é considerado rendimento para si. Por isso, não é tributado. Se ultrapassar este limite, a parte extra pode ser taxada.
E as portagens e o estacionamento, como é que isso funciona?
Se pagar portagens ou estacionamento quando usa o seu carro a trabalho, a empresa pode reembolsá-lo. Geralmente, estes custos são despesas de trabalho. Não são parte do seu salário. Desde que tenha comprovativos.
A empresa tem de me avisar sobre estas ajudas de custo?
Sim, a empresa tem de comunicar à Autoridade Tributária (AT) os valores pagos. Isto inclui ajudas de custo ou compensação pela utilização do seu carro. É importante que tudo fique registado corretamente.
O que significa “servidores do Estado” para estas regras?
Para efeitos fiscais, “servidores do Estado” são funcionários públicos. As regras para ajudas de custo a funcionários públicos servem de referência. Determinam os limites máximos para empresas privadas. Estes limites definem o que não é tributado em impostos para os trabalhadores.
Quem é a CONTAREA – GESTÃO E CONTABILIDADE
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