Faturas duplicadas no E-Fatura
29 janeiro 2019

A comunicação das faturas com número de contribuinte por meio digital veio simplificar os procedimentos fiscais e, em muitos casos, trouxe benefícios adicionais à maioria dos cidadãos, que também se sentiram mais motivados para pedir a inserção do Número de Identificação Fiscal (NIF) em todas as faturas que recebiam. No entanto, tanta motivação pode ter um efeito mais forte do que se esperavam e resultar na inserção de faturas duplicadas no E-Fatura.

A inserção de faturas duplicadas no E-Fatura não acontece todos os dias, mas às vezes acontece e pode acontecer a qualquer cidadão, pelo que deve estar atento. A correção do erro é obrigatória e é da sua responsabilidade, por isso não vai mesmo querer facilitar.

COMO É QUE APARECEM FATURAS DUPLICADAS NO E-FATURA?

A inserção de faturas duplicadas no E-Fatura é uma consequência do facto de o sistema ser bilateral: tanto os comerciantes como os contribuintes podem inserir faturas e declarar pagamentos.

Para uma fatura ser declarada duas vezes, basta que comerciante e contribuinte comuniquem ao sistema a mesma fatura – o sistema não vai saber que o documento é o mesmo e regista duas despesas diferentes.

Na maioria das vezes, as faturas duplicadas no E-Fatura devem-se a um atraso no processamento do lado do comerciante, acompanhado por um excesso de zelo do lado do contribuinte.

Por um lado, o processamento dos documentos fiscais é feito pelo comerciante bastante tempo depois de o negócio ter lugar – às vezes meses depois da transação. Por outro lado, o contribuinte fica preocupado por não ver as faturas registadas no E-Fatura e opta por registá-las à mão.

Ora, quando o comerciante finalmente processa a informação e declara a transação ao Fisco, o sistema fica com a mesma fatura registada duas vezes: uma pela comunicação automática do comerciante e outra pela comunicação manual do contribuinte.

QUAL É A CONSEQUÊNCIA DE TER FATURAS DUPLICADAS NO E-FATURA?

Se as faturas duplicadas não derem acesso a deduções fiscais, em princípio não há grandes consequências a temer. Se, pelo contrário, forem faturas relativas a despesas dedutíveis no IRS – como despesas de Saúde ou Educação, por exemplo -, a duplicação enviesa o cálculo das deduções e isso deixa-o em maus lençóis.

As Finanças podem não detetar a duplicação de faturas no portal logo que ela acontece, nem sequer no primeiro ano. Contudo, o erro pode ser detetado mais tarde e, quando isso acontecer, será chamado a um balcão da Autoridade Tributária para justificar as despesas declaradas (que, obviamente, não vai conseguir justificar) ou pagar uma multa por irregularidade na declaração do IRS.

COMO RESOLVER AS FATURAS DUPLICADAS NO E-FATURA?

Para fugir a uma reprimenda da Autoridade Tributária – e à multa que a acompanha -, o melhor é vigiar de perto as faturas que tem registadas no portal, com especial atenção para aquelas que inseriu manualmente. Lembre-se que as instituições nem sempre processam as faturas com muita frequência e que a declaração fiscal pode surgir meses depois de o negócio ser consumado.

Para se manter organizado no processo, o melhor é não inserir logo manualmente as faturas que tem. Guarde-as num local seguro e, dali a uns meses (ou até no final do ano fiscal), recupere os papéis para comparar com as faturas digitais que foram registadas com o seu número de contribuinte.

Se, a poucos dias de terminar o prazo para declaração de faturas, perceber que algumas ainda estão em falta, então sim, pode inseri-las manualmente. Até lá, espere para ver se não está apenas a decorrer um atraso no processamento por parte do comerciante.

Se, ainda assim, detetar faturas duplicadas, terá de apagar uma delas. Por segurança, o sistema permite-lhe editar apenas faturas que inseriu manualmente, por isso, a ter de apagar uma fatura duplicada, terá de apagar a sua e deixar a que o comerciante comunicou.

Para apagar uma fatura, entre nela e clique em “remover”.

SE DETETAR FATURAS DUPLICADAS DEPOIS DE ACABAR O PRAZO DE VALIDAÇÃO

Terminado o prazo para validação das faturas eletrónicas (em 2019, até 25 de fevereiro), ainda pode assinalar os documentos duplicados através de uma reclamação: entre na fatura duplicada e reclame-a como “fatura introduzida manualmente pelo contribuinte. Deve ser removida”.

Findo o prazo para reclamação de faturas, acabam as suas oportunidades para corrigir faturas duplicadas no E-Fatura. A partir daqui, só mesmo na declaração anual do IRS é que pode voltar a corrigir erros fiscais.

Corrigir faturas duplicadas através da declaração do IRS só é possível para despesas de Saúde, Educação e Lares, porque estas despesas têm uma secção própria na declaração que entrega às Finanças. Se tiver notado uma duplicação, quando preencher o IRS procure o quadro 6C do anexo H e selecione a opção “sim”.

As despesas registadas com o seu NIF para cada uma das categorias vão aparecer discriminadas e aí tem uma última oportunidade de descartar os valores pré-preenchidos e inserir os valores corretos manualmente.

Lembre-se, no entanto, de que deve guardar sempre consigo as faturas originais de todas as despesas que tiver, sobretudo quando deteta duplicações no portal E-Fatura. Apesar de o sistema estar preparado para se manter atualizado, já diz o ditado que “o seguro morreu de velho” e, caso seja chamado a justificar as deduções num balcão das Finanças, tem de apresentar os documentos originais das despesas que deram entrada no E-Fatura.

Este processo, recorde-se, pode decorrer até vários anos depois de as faturas serem comunicadas, por isso reserve um espaço generoso para guardar estes papeis.

Para mais informações contacte-nos aqui.

Texto elaborado a 24 de Janeiro de 2019 por E-Konomista.